Privacyverklaring Hockeyclub MHCP

Hoe gaan wij om met persoonlijke gegevens?

Bij hockeyclub MHCP vinden we jouw privacy belangrijk. In deze privacyverklaring leggen we in begrijpelijke taal uit welke persoonlijke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we die beschermen. Ook leggen we uit wie toegang heeft tot jouw gegevens en hoe je deze kunt inzien of laten verwijderen.

Belangrijk is om te begrijpen dat wij het platform LISA gebruiken voor onze ledenadministratie, voor de website en app en voor het e-mailverkeer met @mhcp.nl adressen.

Welke gegevens verzamelen we en waarom?

• Websitebezoekers: We verzamelen gegevens via Google Analytics, zoals het aantal bezoekers, hoelang zij op de site blijven en welke pagina's ze bekijken. Dit helpt ons om onze website te verbeteren. We plaatsen geen cookies.
• Gebruikers van de MHCP-app: Gegevens zoals gebruikersnamen, voorkeuren en inloghistorie worden vastgelegd om de werking van de app te optimaliseren.
• Ledenadministratie: In LISA slaan we gegevens op zoals namen, adressen, contactinformatie en lidmaatschapsgegevens. Dit is nodig om de clubadministratie goed te kunnen voeren.
• E-mailmarketing: Voor onze nieuwsbrieven gebruiken we MailChimp. Hierin worden namen, e-mailadressen en de voorkeuren van de ontvangers bewaard.
• Cameraopnames: Om het pand en het terrein van MCHP te beveiligen, zijn enkele camera’s geplaatst. Er kunnen beeld- en geluidsopnamen en livestreams worden gemaakt. Eventuele opnames worden opgeslagen in het platform van WoonVeilig. 
• Contactformulieren: Gegevens die worden ingevuld in de contactformulieren op onze website worden opgeslagen in LISA zodat we je vragen kunnen beantwoorden. 
• Foto’s en video’s van spelers: Soms worden er opnames van spelers of teams gemaakt, bijvoorbeeld voor spelanalyses, als verslaglegging of als promotiemateriaal. 

Wie heeft toegang tot jouw gegevens? 

We zorgen ervoor dat alleen de relevant betrokken personen binnen de vereniging toegang hebben tot jouw gegevens. Dit doen we volgens het principe van "need to know". Op basis van dit principe kunnen bestuursleden en andere aangewezen personen toegang hebben tot informatie in één of meerdere van de hieronder genoemde systemen. Hieronder een overzicht:

• MailChimp: Degene die verantwoordelijk is voor het verzenden van nieuwsbrieven heeft toegang, evenals een bestuurslid.
• LISA: Relevante personen binnen het Secretariaat hebben toegang tot ledengegevens. De webmaster/IT-beheerder heeft in diens rol als superadministrator toegang tot alle gegevens in LISA.
• Google Analytics: De webmaster/IT-beheerder hebben toegang tot de verzamelde gegevens.
• Contactformulieren: Vrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van de vragen hebben toegang tot de ingevulde gegevens.
• Cameraopnames: Alleen de voorzitter, bestuursleden Algemene Zaken en aangewezen leden hebben toegang tot de beelden en geluidsopnames.
• Foto’s en video’s van spelers: Leden en ouders van leden jonger dan 16 jaar kunnen aangeven als ze niet willen dat er foto’s worden gepubliceerd waarop zij of hun kind duidelijk identificeerbaar zijn, de vereniging zal hier zo goed mogelijk rekening mee houden. Er kunnen algemene sfeerbeelden worden gemaakt.  Als leden of ouders van leden niet willen dat zij of hun kind worden gefotografeerd dan moeten ze dit op het moment dat er foto’s worden gemaakt moment. Als expliciete toestemming of verbod niet duidelijk is zal MHCP ervoor kiezen leden niet herkenbaar in beeld te brengen. 

Hoe gaan we om met je gegevens?

• Bewaren van gegevens: Gegevens in LISA en MailChimp worden in principe oneindig bewaard, tenzij je aangeeft dat je deze wilt laten verwijderen. Camerabeelden en geluidsopnames worden maximaal 14 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Data kunnen buiten de EU worden overgedragen naar, opgeslagen en verwerkt, bijvoorbeeld voor MailChimp. 
• Beveiligingsmaatregelen: We nemen verschillende maatregelen om je gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang of verlies. Denk hierbij aan controle op toegang middels inloggegevens en het samenwerken met technologiepartners zoals LISA die aan moderne veiligheidseisen voldoen. Alle bestuursleden en vrijwilligers die toegang hebben tot persoonsgegevens van leden hebben instructies ontvangen over hoe zij hiermee om moeten gaan.

Delen van gegevens met derden

Wij delen in principe geen gegevens met derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de voor een sportvereniging gebruikelijke activiteiten zoals het innen van contributie, het sturen van nieuwsbrieven, de communicatie rondom lidmaatschap, wedstrijden en spelers met de KNHB, scheidsrechterexamens etc. Met deze partijen hebben wij meestal een (verwerkers)overeenkomst gesloten. Alle partijen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Ook als wij wettelijk verplicht zijn gegevens te delen, bijvoorbeeld op verzoek van de politie, zullen wij dit doen.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (jonger dan 16 jaar) als een ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger toestemming heeft gegeven.

Hoe kun je je gegevens inzien of laten verwijderen? Als je wilt weten welke informatie MHCP over jou heeft, of als je wilt dat we gegevens verwijderen, of een andere vraag hebt kun je een e-mail sturen naar secretariaat@mhcp.nl. We helpen je graag verder.



Klachten? Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens. Zij kunnen je verder helpen.